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Workplace as a Service: é sinónimo de mobilidade, segurança e produtividade

Novidades | 27 de Junho de 2024

Geral
Workplace as a Service: é sinónimo de mobilidade, segurança e produtividade
As mudanças nas expectativas dos colaboradores das empresas e equipas em trabalho remoto ou híbrido tornaram os ambientes de trabalho cada vez mais complexos, exigindo às empresas que não adiem mais os seus processos de transformação digital.

O conceito de “Workplace as a Service” é uma versão estendida do “Software as a Service” (SaaS), combinado com o “Dispositivo as a Service” (DaaS).

O WaaS permite agregar valor à forma como as empresas trabalham e colocar o colaborador no centro da produtividade, ao lhe porporcionar a disponibilidade de um conjunto de ferramentas, essencialmente basedas na cloud, para que o local de trabalho não seja apenas um sítio, mas vários.

As pessoas precisam de facilitadores e não de entraves. Ao se disponibilizarem ferramentas para melhorar a sua produtividade passamos a ter colaboradores mais orientados para o que realmente tem de ser feito e mais satisfeitos com o seu trabalho.

Já não são os colaboradores que vão para o trabalho, é o trabalho que vai até eles.

Os modelo WaaS, baseiam-se igualmente numa lógica de locais de trabalho e infraestruturas partilhadas, muitas vezes num modelo de renting e que segundo a pesquisa realizada pela ReportLink, cresce mais de 12% ao ano e deverá atingir, até 2027, uma faturação de 19 mil milhões de dólares.

De acordo com um estudo da Xerox, 81% das Pequenas e Médias empresas reconhecem que a crise pandémica as tornou mais dependentes da tecnologia, mas 64% estão bastante otimistas com o futuro e preveem mesmo sair da pandemia mais fortes com a a aposta em soluções de automação, digitalização e segurança.

A pandemia terá feito perceber às empresas que precisam de mobilidade e de agilidade, não descurando a segurança, para trabalhar em qualquer sítio do mundo, a qualquer hora.

Modelo de Workplace Digital
O desafio está cada vez mais na capacidade de implementar correctamente um Workplace Digital assente na disponibilização de recursos tecnológicos que garantam tanta ao mais produtividade, tanta ou mais segurança, quando comparamos o trabalho no escritório ou em mobilidade.

A verdadeira transformação digital envolve a criação de uma solução end-to-end que inclui digitalização, indexação, armazenamento, partilha, conversão, impressão (caso necessário) de documentos e automatização de fluxos de trabalho e de documentos, simples e complexos, assente nos mais exigentes níveis de segurança.

Mas porque os projectos de transição digital não têm que ser complexos e onerosos, o conceito de Workplace as a Service (WaaS) tem ganho relevância, e é a resposta aos clientes que adiaram os seus projectos de transição digital, por não conseguirem desfazer os silos internos que têm entre Hardware, Software, processos e agora modelos híbridos de trabalho.

Muitas vezes a tecnologia de que os clientes precisam para implementar um Workplace Digital, com gestão e partilha na cloud, workflows documentais digitais ou até mesmo com conversão de documentos de papel para digital (áudio, tradução, conversão, indexação); essa tecnologia está já dentro das organizações e no centro da forma como se trabalha: Impressoras e Multifuncionais inteligentes (Smart MFP’s).

O investimento base (Workplace) está assim realizado, sendo apenas necessário capacitar os equipamentos com as App’s adaptadas à forma como se trabalha e às necessidades dos trabalhadores (Service).

Não existem dúvidas de que o foco está na procura de elementos de inovação que tornem o trabalho mais produtivo, seja qual for o local onde é realizado.

Desta forma, as empresas quando avaliam a seleção de um fornecedor de soluções e serviços de impressão e de gestão de documentos, têm que passar a dar a mesma valoração quer ao TCO (Total Cost of Ownership) quer a outras métricas qualitativas como a flexibilidade para se adaptar às mudanças, e não menos importante, à capacidade de a tecnologia apresentada, se adaptar ao local de trabalho de cada trabalhador: no escritório, em casa ou em mobilidade.

Para a Xerox, os assistentes inteligentes do local de trabalho moderno que não podem limitar-se a copiar, digitalizar ou imprimir. Precisam traduzir, partilhar, converter ou cria documentos eletrónicos com apenas alguns toques no ecrã e com conectividade com a cloud.

Entre as aplicações Xerox já disponíveis, há soluções indispensáveis, como a assinatura digital de documentos (Xerox® DocuSign), a tradução automática de documentos (Xerox® Easy Translator) ou a conversão de texto em ficheiros áudio formato mp3 (Xerox® Audio Documents), passando ainda pela impressão de documentos ocultando informação sensível, como nomes, dados pessoais, entre outras (Xerox® Auto-Redaction).

A plataforma Xerox ConnectKey, transforma a forma de trabalhar das empresas, pela capacidade de integrar soluções cloud-based e com níveis de segurança que são benchmark no mercado. Fruto das parceria com a MacAfee e com a Cisco, assegura-se que a infraestrutura dos clientes está protegida com a abordagem “Zero Trust”.

Trabalhar de forma mais inteligente e mais segura, é a resposta ao paradigma do aumento da produtividade.
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